FlexOr-Bestellverwaltung - technische Dokumentation

1. Übersicht zum unterstützen Geschäftsgang
2. Zustandsdiagramm Bestellpositions-  und Exemplarsätze

3. Datenspeicherung
3.1. Globale Variablen
3.2. Konfigurationsdatensatz
3.3. Bestellposition/Abo-Satz
3.4. Textbaustein-Sätze
3.5. Währungstabelle
3.6. Kontingentsatz
3.7. Lieferantenstammsatz
3.8. Auftraggeber-Stammsatz
3.9. Übersicht über die Index-Einträge

4. Geschäftsregeln
 

1. Übersicht zum unterstützten Geschäftsgang

Das Datenschema, die Registereinträge und die Geschäftsregeln wurden zum DOS-ORDER V1995.1 kompatibel angelegt. 
Auf Änderungen, Erweiterungen oder Wiedersprüche, die im Laufe der Weiterentwicklung auftraten, wird besonders hingewiesen. Der diesbezügliche Text ist rot markiert.

 

2. Zustandsdiagramm Bestellpositions-  und Exemplarsätze

grau: Bestellpositionen  blau: Exemplare

 

3. Datenspeicherung

3.1. Globale Variablen

Variable	Inhalt
$FOAct	mit Versionsnummer des Moduls belegt, wenn dieses aktiv ist
#uÆO	enthält Teilfelder des Konfigurationssatzes

3.2. Konfigurationdatensatz

Kat	Teilfeld	Beispiel	Beschreibung	default	USR
#9A		cFO[user]	c - kennzeichnet einen Konfigurationssatz FO steht für "FlexOr" [user] - kennzeichnet private Einstellungen, wenn vorhanden
	▾A	1	wenn besetzt, werden keine abgeschlossenen Bestellungen angezeigt (wenn FlexOr nicht eingeschaltet und demzufolge #uÆO nicht existiert, wird gar keine Bestellung angezeigt)	0	X
	▾B	BSTD	Standard-Bestellnummerngenerator	STD	-
	▾D	doku	ohne Pfad: unterhalb des DB-Verzeichnisses mit Pfad: absolut, dann mit LW-Buchstaben	dokumente	-
	▾E	K|Kauf;	Liste der Erwerbungsarten; Struktur: 'code|Text;[code|Text;[...]]' ; wird in koacq.vw geschrieben, wen das Feld nicht leer ist		-
	▾i		Dialog-Codes  A   0 - bei abgeschlossene Bestellungen kein "bezahlt"-Datum setzen
	▾I	EB	Interaktion bei DS-Generierung zulassen; wenn Kennung gesetzt, wird Anzeige und Korrekturmöglichkeit geboten:   Kennung Bedeutung E Exemplarsatz B Bestellsatz V Vormerkung	-	X
	▾S	g	Exemplarstatus nach Inventarisierung  0  -  normal entleihbar  g  -  Geschäftsgang  l{lesernummer}  - entliehen an Leser mit {lesernummer} für "technisches" Leserkonto	0	-

3.3. Bestellposition/Abo-Satz

Feld	Teilfeld	Beispiel	Bedeutung	ZAboM	Register	Bemerkung
00			Satz-ID		|9{#00}	Im Gegensatz zu ZAboM keine Bedeutung
0s		ORD	Satzartenkennung	ABO		modpar
9DA		200	Bestellpositions- oder Abonummer		|:o {#9DA$$}▾{#9DA▾T}
	▾T		Titel-ID	==	|:t {#9DA▾T} [info]
	Es folgen die Teilfelder mit Informationen über die Bestellungshistorie. Die meisten Teilfelder sind immer gleich aufgebaut: Zuerst kommt ein Datum in sortierfähiger Form, dann folgt in Klammern das Kürzel des Bearbeiters, der die entsprechende Funktion ausgelöst hat. Das Datum ist das Datum, an dem die Funktion ausgelöst wurde. Es wird danach nicht mehr geändert. Zusätzlich kann ein Teilfeld a fürdie alte Bestellnummer hinzukommen.
	▾V	20080430(ge)	Datum zu 1: vorgeschlagen
	▾E		Datum zu 2: vorakzessioniert
	▾B		Datum zu 3: bestellt	==		beim Druck gesetzt oder bei nachträglicher Einzelerfassung
	▾R		Datum zu 4: reklamiert
	▾S		Datum zu 5: storniert			ZAboM: Abo-Ende
	▾I		Datum zu 6,9: inventarisiert
	▾A		Datum zu 7: abgeschlossen	==		ZAboM: Abo-Ende
	▾F		Datum zu 7: abgeschlossen
	▾O		Datum zu 8: Desiderat
	▾S		As oder Ae: Storno oder Abbestelldatum			Besetzt, wenn Abo nicht mehr verlängert wird/wurde
	▾M		alle: gemahnt
	▾C		3: bestellt
	▾a		Nummer der Ausgangsbestellung, wenn Nachbestellung, erneuter Bestellung nach Storno oder Teillieferung			FlexOR
	▾f	12347	Nur bei Teillieferung: Nummer der Restbestellung			FlexOR
			ID-Nummer des Folge-Abo-Satzes			FlexPeri
	▾v	12345	ID-Nummer des Vorläufer-Abo-Satzes
	▾$	B, R, S  oder V	Druck-Flag für ausstehenden Druck: Bestellzettel,  Reklamation, Storno, Rechnungsvermerk
9DB		1	Status der Bestellposition: 1    durch den Referenten vorgeschlagen 2 durch die Erwerbung  vorakzessioniert 3 bestellt 4 reklamiert 5 storniert 6 inventarisiert 7 abgeschlossen 8  Desiderat 9 unvollständig inventarisiert Ax Abo-Satz-Status x l = lfd. Abo, v = verlängert b = beendet, e = eingestellt		Abo: |:AT{#9FB(1,1)} {#9DA$T} {#9DB$e}
	▾a		Kontingentcode	==	|: K {#9DB$a} {YYYY} {status} Abo: |:AK  {#9DB$a}	FlexOR (abweichend von ORDER, YYYY statt Bestellnr.)
	▾B		Bestellungsnummer, Vergeben beim Bestellungsdruck (Nr. des Bestellschreibens)		|: O {#9DB$B}:{#9DA$$}	FlexOR
	▾c		Währung, in der die Bestellung erfolgt
	▾d		Bestelldatum in der Form ccjjmmtt
	▾D		Fälligkeit der Lieferung jjjjmmtt		|:¿{#9DB$D}	code 168 bzw, A8hex
	▾e		Eingangsdatum in der Form ccjjmmtt	==		bei Abo: Datum der letzten LIeferung
	▾f		1. Mahnfrist in Tagen
	▾g		2. Mahnfrist in Tagen
	▾h		3. Mahnfrist in Tagen
	▾i		Rechnungsbetrag in heimischer Währung
	▾j		Lieferantencode	==
	▾k		Erwerbungsart			FlexOR
	▾l		Nummer des Lieferscheins
	▾m		Mehrwertsteuersatz in %
	▾n		Anzahl der Exemplare	==
	▾o		Datum der letzten Mahnung in der Form ccjjmmtt
	▾O		Datum der nächsten Mahnung		|;OM{#9DB$O}	FlexOR
	▾p		Preis je Exemplar in der Währung, in der bestellt wird	==
	▾q		Preis bei Lieferung in heimischer Währung
	▾r		Rabatt in %
	▾s		Code, der Publikationsform, Erwerbungsart, Fachgebiet und Bestellart in verschlüsselter Form enthält			(nicht mehr verwendet)
	▾t		Sonstige Nebenkosten
	▾u		Reklamationsgrund
	▾v		Anzahl der Bände/Stücke
	▾w		Bestellweg
	▾A		Auftraggebercode
	▾C		Anmerkung, Quelle
	▾D		Fälligkeitsdatum in der Form ccjjmmtt
	▾E		Rechnungseingangsdatum
	▾I		Kommentar
	▾J		Lieferantenanschrift vollständig bei direkter Eingabe der Adresse
	▾K		Rechnungskommentar
	▾L		Bearbeitercode	Abo-Nr. des Lieferanten
	▾M		Mahnungszähler
	▾N		Rechnungsnummer
	▾P		Preis in der Basiswährung
	▾Q		Kommentar zur Lieferung
	▾R		Rechnungsdatum in der Form ccjjmmtt
	▾T		Titelzusatz
	▾U		Reklamationsdatum in der Form ccjjmmtt
	▾V		Rechnungsvermerk; wird beim Rechnungseingang erzeugt: xxx. x kann 1, 0 oder * sein. Die erste Stelle zeigt an, ob die Monographie inventarisiert wurde, die zweite steht für die sachliche Richtigkeit und die letzte für die rechnerische Richtigkeit. Alle drei werden mit einem * belegt, wenn der Rechnungseingang vor der Inventarisierung vermerkt wird.

3.4. Textbaustein-Sätze

Feld	Teilfeld	Beispiel	Bedeutung	Länge	Register	Bemerkung
0s			Satzartenkennung			modpar
9A		X	Kennung Textbaustein		|;SYSXBESTEL.GER	in V20 DEU.BESTEL
		BESTEL.DEU	Texte Bestelldruck deutsch; Typen: BESTEL, STORNO, REKLAM	49
	▾A	B e s t e l l u n g
	▾B	Bestellnr.:
	▾C	Fachref.:
	▾D	Bearb.:
	▾E	Bestelldatum
	▾F	Quelle:
	▾G	Exemplare:
	▾H	Stücke
	▾I	Kontingent:
	▾J	Bestellweise:
	▾K	normal
	▾L	eilig
	▾M	telefonisch
	▾N	per Fax
	▾O	Preis:
	▾R	Lieferant:
	▾S	Bestellung der UB Braunschweig, Postfach 3329, 38106 Braunschweig				in FlexOr nicht verwendet
	▾W	Lieferung bitte mit Einzelrechnung, 3-fach, und Angabe der Bestellnummer
	▾x

 

3.5. Währungstabelle

Feld	Teilfeld	Beispiel	Bedeutung	Länge	Register	Bemerkung
0s		CUR	Satzartenkennung			modpar
9A		W			|;SYSWWHRG
		WHRG	Währungstabelle
	▾W	EUR:1:Euro%USD:0.56:US-Dollar	Symbole, Umrechnungswert, Währungsbezeichnung

3.6. Kontingentsatz

Feld	Teilfeld	Beispiel	Bedeutung	Länge	Register	Bemerkung
0s		QUO	Satzartenkennung			modpar
9A		K	Kennung Kontingentsatz		|;SYSKHH
		HH	Kontingentkürzel
	▾K	Haushalt	Die vollständige Bezeichnung für das Kontingent. Sie wird als Klartext bei Anzeigen und beim Drucken benutzt.
	▾V	10000,00	Die dem Kontingent zugeteilte Summe (in Stammwährung: das ist die erste in der Währungstabelle eingetragene Währung			FlexOR: Immer mit Angabe des Währungskürzels, z.B. EUR 2000,00

3.7. Lieferantenstammsatz

Feld	Teilfeld	Beispiel	Bedeutung	Länge	Register	Bemerkung
0s		VEN	Satzartenkennung			modpar
9A		L		1	|;SYSLMM
		MM	Lieferantenkürzel	4
	▾n	Max Müller & Co	Name des Lieferanten, wie er für eine Adresse notwendig ist.
	▾a	Lange Straße 6, 12345 Adorf	Anschrift des Lieferanten nach dem Muster: Straße (od. Postfach), PLZ Ort
	▾k	Herr Krause	Kontaktperson inklusive Anrede
	▾l		Land des Lieferanten
	▾p	GER	Sprachkürzel des Lieferanten. Wird vom System benötigt, um den passenden Textbaustein zu finden
	▾s	28	Mit dem Lieferanten vereinbarte Standardlieferfrist
	▾f	30	Frist nach der die erste Mahnung erfolgen soll
	▾g	14	Frist nach der die zweite Mahnung erfolgen soll
	▾h	14	Frist nach der die dritte Mahnung erfolgen soll
	▾t	0815/123456	Telefonnummer des Lieferanten
	▾b	Superbank Adorf	Geldinstitut des Lieferanten
	▾K	000 000 00	Kontonummer des Lieferanten
	▾z	111 111 11	Bankleitzahl der Bank des Lieferanten
	▾w	UPS Express	Standardlieferweg für diesen Lieferanten. Entspricht dem Teilfeld ▾w des Bestellsatzes und dient dafür als Voreinstellung
	▾F	0815/123457	Faxnummer des Lieferanten
	▾B	Testsatz	Feld für Bemerkungen

3.8. Auftraggeber-Stammsatz

s. techn. Doku zur Allegro-DB
 

3.9. Übersicht über die Index-Einträge

Eintrag	Register	Satztyp	Funktion	nötig	Bemerkungen
t Titelid	10	Bestellsatz	Bestellsatzübersicht	x
o	10	Bestellsatz	Bestellpos.-nummer mit Titel-ID	x
t	10	Bestellsatz	Titel-ID mit Bestellnummer	x
E	10	Exemplarsatz	Etikettennummer
K Kürzel	10	Bestellsatz	Kontingentrekonstruktion	x
TitelID:ExplNr	10	Exemplarsatz	Inventarisierung	x	Reihenfolge der Auflistung; in aLF TitelId:Barcode! Für FlexOr wie in aLF (DOS)
L	10	Bestellsatz	Bestellungen nach Lieferant	x
O	10	Bestellsatz	Bestellungsnummer	x	FlexOr-Erweiterung für Bestellschreiben mit mehreren Positionen
V	10	Vormerksatz	Vormerkungsende	x	laut ORDER-Doku stand das früher im Exemplarsatz -  aLF verwendet Vormerksätze! FlexLend: wie aLF
i	10	Bestellsatz	Datum ungedruckter Bestellungen oder Mahnungen
¿	10	Bestellsatz	Datum eines Liefertermins
°	10	Bestellsatz	Inventarisierungsdatum
s Status	11	Bestellsatz	Kursangleichung	x
SYS ...	11	Systemsatz		x
B	11	Exemplarsatz	Satznummer mit Benutzerkonto-Daten	x

 

4. Geschäftsregeln

(in Arbeit) 

4.1. Nummernvergabe für Bestellschreiben

1. Die Nummer für Bestellschreiben wird über den Generatorsatz "SBEST" gebildet
2. Abweichend kann eine andere Nummerngenerator-Kennung in der FlexOr-Konfiguration eingestellt werden

4.2. Nummernvergabe für Bestellpositionen (ORDER: Bestellnummern)

1. Eine Bestellnummer wird bei Anlage eines Bestellpositionssatzes über den Nummerngenerator mit der Kennung 'BSTD' vergeben.
2. Abweichend kann eine andere Nummerngenerator-Kennung in der FlexOr-Konfiguration eingestellt werden

4.3. Zugangsnummernvergabe

1. Eine Zugangsnummer wird bei der Inventarisierung über den Generator mit der Kennung 'ZSTD' vergeben.
2. Abweichend kann eine andere Nummerngenerator-Kennung in der Datenbank-Konfiguration eingestellt werden
3. Die Zugangsnummer kann auch manuell erfasst werden, was 1. und 2. ausser Kraft setzt

4.4. Signaturvergabe

1. Eine Signatur wird bei der Inventarisierung über den Generator vergeben., der in der DB-Konfiguration eingetragen ist
2. Ist kein Generator eingetragen, wird die Signatur automatisch aus der #90 des Titelsatzes übernommen und kann manuell überschrieben werden

4.5. Vorakzession

4.6. Bestellung anlegen

4.7.Bestellungsdruck

4.8. Mahnung

4.9. Storno

4.10. Inventarisierung

1. Für jedes gelieferte Exemplar aus der Bestellung wird ein Exemplarsatz angelegt
2. automatisch erzugte oder erzeugbare Exemplarsatzinhalte
   • Barcode
   • Signatur
   • Zugangsnummer
   • Preis
   • Exemplarnummer
   • Lieferant
   • Erwerbungsart

4.11. Reklamation

4.12. Bestellungsabschluss

4.13. Bestellsatzübersicht


GR: Kontingentrechnung

Bestell-Status		Vorauswahl- konto	Vorakzessions- konto	Bestellt-Konto	Ausgegeben- Konto
1	vorgeschlagen	x
2	vorakzessioniert	x	x
3	bestellt	x	x	x
4	reklamiert	x	x	x
5	storniert
6	inventarisiert	x	x	x
7	abgeschlossen	x	x	x	x
8	Desiderat
9	unvollst. inventarisiert	x	x	x

Die Kontingent-Berechnung erfolgt immer zum Auswertungszeitpunkt.
Die Ergebnisse der letzten Auswertung werden im Kontingent-Satz gespeichert.

Bei der Auswertung werden Teilsummen und eine Gesamtsumme für folgende Bestellzustände ermittelt:

• Vorauswahl

• Vorakzession

• offene und gelieferte Bestellungen

• abgeschlossene (bezahlte) Bestellungen

Reklamierte Bestellungen gelten als 'bestellt'

Ermittlung der zu berücksichtigenden Sätze (Bestellsätze und alte Rechnungsdatensätze aus ZAboM):

|: K Kürzel? or |: ra?

• Bestellsätze: #9DB$p #9DB$c

• Rechnungssätze: #9R.$p #9R.$c (nur zum Kontingent #9R.$k passende!)

  • unklar: Positionen mit $t (Teilbetrag) ohne $p in ORDER

neues Geschäftsjahr

- Kontingent-Abschluß-Statistik erstellen
- Kontingent-Sätze erhalten neue Vorgabe-Daten