Allegro-OEB V1.2.xx - jährliche Datenpflege

Löschen nicht mehr benötigter Daten in der Katalog-Datenbank

Während der Arbeit mit der Katalogisierung und der Ausleihe entstehen Datensätze, die nach einigen Jahren nicht mehr benötigt werden.

Deshalb ist es sinnvoll, einmal jährlich nicht mehr benötigte Datensätze zu entsorgen.

1. Daten ausgesonderter Exemplare und zugehöriger Titelsätze, zu denen es keine weiteren, noch vorhandenen Exemplare gibt

Voraussetzungen für die Löschung

Exemplar ausgesondert
Statistiken erstellt und archiviert
Aussonderungsliste erstellt (wenn benötigt)

Durchführung der Löschung

in der Katalogisierung zu löschende Exemplare über Register 10 ABG//JJJJ (Trunkierung auf 9 fasst ein Jahr zusammen) und in Ergebnismenge übernehmen (Strg+1)
Beispiel: 2016 können Sie alle Sätze bis 2015 löschen, wenn Sie für 2015 die Aussonderungsstatistik erledigt haben
Menü Ergebnismenge - Löschen (Strg+Entf)
Die Frage "Sollen wirklich alle Datensätze der Ergebnismenge gelöscht werden?" mit Ja beantworten
nach Abschluss des Löschvorganges die Katalogisierung verlassen und im Katalogisierungsmenü bzw. Brandenburger Menü Löschungen wählen und Löschungslauf starten

Bei der Löschung der Titeldaten werden Titel der Onleihe nicht gelöscht, obwohl es zu diesen keine Exemplare gibt. Makulierte Onleihe-Medien lassen sich durch eine spezielle Programmfunktion löschen (Brandenburger Menü, Importcenter, DiViBib-Sätze makulieren).

2. bezahlte (getilgte) Gebühren

Voraussetzungen für die Löschung

Gebührentilgung liegt länger als 6 Jahre zurück

Durchfühung der Löschung in der Katalogisierung

zu löschende getilgte Gebühren über Register 11 TGD (Trunkierung auf 7 fasst ein Jahr zusammen) und in Ergebnismenge übernehmen (Strg+1)
(Für Installationen mit Zweigstellenverwaltung finden Sie die Liste mit den Registereinträgen hier)
Beispiel: Im Jahr 2017 können Sie alle Daten vor 2011 löschen: Sie suchen also im Register 11 TGD2020
Menü Egerbnismenge - Löschen (Strg+Entf)
Die Frage Sollen wirklich alle Datensätze der Ergebnismenge gelöscht werden? mit Ja beantworten

3. lange abgemeldete Leser

Voraussetzungen für die Löschung

Das Leserkonto ist leer (Keine entl. Medien, keine offenen Gebühren)
die letzte bezahlte Gebühr liegt länger als 6 Jahre zurück (Kontrolle über Register 11 TGB(lesernummer)

Durchfühung der Löschung in der Katalogisierung

Leserstammdaten einzeln über Register 10 AUSWEIS/GUELTIG//JJJJ heraussuchen
im Register 11TGB nachsehen, ob Gebührensätze ausreichend veraltet sind
In der Ausleihtheke nachsehen, ob evtl. sonstige Belastungen vorhanden sind
wenn alles o.k., kann der Leserstammsatz gelöscht werden

Empfehlung: keine Leserstammsätze löschen.

Registereinträges für Installationen mit Zweigstellenverwaltung:

Eintrag	Register	Format
getilgte Gebühren nach Datum	11	TG/(Zwst-Kürzel)/DJJJJMMTT/....
getilgte Gebühren nach Tilgungsdatum	11	TG/(Zwst-Kürzel)/EJJJJMMTT./...
getilgte Gebühren nach Gebührenart-Code	11	TG/(Zwst-Kürzel)/T(code)/....

Die Position für die Trunkierung zur Zusammenfassung der Einträge eines Jahres können Sie durch Auszählen oder einfach durch Probieren ermitteln.

Artikel zuletzt bearbeitet am: 22.01.2024 12:22