Allegro-OEB Versionen 1.2.xx - jährliche Datenpflege

Löschen nicht mehr benötigter Daten in der Katalog-Datenbank

Während der Arbeit mit der Katalogisierung und der Ausleihe entstehen Datensätze, die nach einigen Jahren nicht mehr benötigt werden.

Deshalb ist es sinnvoll, einmal jählich nicht mehr benötigte Datensätze zu entsorgen.

1. Daten ausgesonderter Exemplare und zugehöriger Titelsätze, zu denen es keine weiteren, noch vorhandenen Exemplare gibt

Voraussetzungen für die Löschung
  • Exemplar ausgesondert
  • Statistiken erstellt und archiviert
  • Aussonderungsliste erstellt (wenn benötigt)
Durchfühung der Löschung
  • in der Katalogiesierung zu löschende Exemplare über Register 10 ABG//JJJJ (Trunkierung auf 9 fasst ein Jahr zusammen) und in Ergebnismenge übernehmen (Strg+1)
    Beispiel: 2016 können Sie alle Sätze bis 2015 löschen, wenn Sie für 2015 die Aussonderungsstatistik erledigt haben
  • Menü Ergebnismenge - Löschen (Strg+Entf)
  • Die Frage Sollen wirklich alle Datensätze der Ergebnismenge gelöscht werden? mit Ja beantworten
  • nach Abschluss des Löschvorganges die Katalogisierung verlassen und im Katalogisierungsmenü bzw. Brandenburger Menü Löschungen wählen und Löschungslauf starten

Bei der Löschung der Titeldaten werden Titel der Onleihe nicht gelöscht, obwohl es zu diesen keine Exemplare gibt. Makulierte Onleihe-Medien lassen sich durch eine spezielle Programmfunktion löschen - im Brandenburger Menü, Importcenter DiViBib-Sätze makulieren

2. bezahlte (getilgte) Gebühren

Voraussetzungen für die Löschung
  • Gebührentilgung liegt länger als 10 Jahre zurück
Durchfühung der Löschungin der Katalogisierung
  • zu löschende Gebühren über Register 11 TGD (Trunkierung auf 7 fasst ein Jahr zusammen) und in Ergebnismenge übernehmen (Strg+1)
    Beispiel: 2016 können Sie alle Daten bis einschließlich  2005 löschen
  • Menü Egerbnismenge - Löschen (Strg+Entf)
  • Die Frage Sollen wirklich alle Datensätze der Ergebnismenge gelöscht werden? mit Ja beantworten

3. lange abgemeldete Leser

Voraussetzungen für die Löschung
  • Das Leserkonto ist leer (Keine entl. Medien, keine offenen Gebühren)
  • die letzte bezahlte Gebühr liegt länger als 10 Jahre zurück (Kontrolle über Register 11 TGB(lesernummer)
Durchfühung der Löschung in der Katalogisierung
  • Leserstammdaten einzeln über Register 10 AUSWEIS/GUELTIG//JJJJ heraussuchen
  • im Register 11TGB nachsehen, ob Gebührensätze ausreichend veraltet sind
  • In der Ausleihtheke nachsehen, ob evtl. sonstige Belastungen vorhanden sind
  • wenn alles o.k., kann der Leserdatensatz gelöscht werden

Empfehlung: keine Leserstammsätze löschen.